1. Hjem
  2. Neighbourhood
  3. Viden og Inspiration
  4. Vores blog
  5. Fire måder, hvorpå online chat kan styrke din virksomheds interne kommunikation

Fra bloggen

Fire måder, hvorpå online chat kan styrke din virksomheds interne kommunikation

Ville du tro os, hvis vi fortalte dig, at det næsten er 25 år siden, at online kommunikation så dagens lys for første gang? Da det første online chat-program kom til verden i 1996 var det til fordel for de mange internetbrugere, som manglede en platform til at kunne være i kontakt med deres familie og venner. Ifølge Statista, et tysk firma som er specialiseret i forbrugerdata, bliver diverse chat programmer og -platforme den dag i dag brugt af mere end 2.5 milliarder mennesker verden over, med mere end 41 millioner beskeder sendt i minuttet [1, 2].

Online kommunikation har dog ikke kun ændret måden vi er i kontakt med hinanden, men også revolutioneret måden som vi arbejder og driver forretninger på. Inden for de sidste fem år har online kommunikation vundet indpas på de fleste arbejdspladser, og har vist sig, at være yderst effektivt i forhold til den interne kommunikation. Virksomheder bruger nu apps såsom Zoom, Microsoft Teams, Slack, og Google Hangouts til at optimere kommunikation mellem deres medarbejdere, for at gøre dem mere fleksible, knytte og effektivisere dem.

Her er en guide til hvordan du kan gøre det samme i dit kontaktcenter.

1. Forbind dine kontaktcenter medarbejdere til hinanden

Der er ofte travlt i et kontaktcenter – hvilket kan gøre det svært for medarbejderne at (finde pladsen eller roen til at) snakke med hinanden. Hvis det meste af deres arbejde foregår over computer eller telefon kan medarbejderne også finde det svært, at forlade deres plads i de timer hvor der er højst aktivitet. Et program hvor de kan benytte online kommunikation ville derimod gøre det muligt at udveksle information og support ’her og nu’ over computeren. Dermed ville det også gøre det mere overskueligt for medarbejderne at kunne adskille småsnak fra vigtige e-mails. Eksempelvis, gør Puzzel’s integration med Microsoft Teams det muligt for medarbejderne at ringe, sende beskeder og dele kontakter med hinanden – alt sammen via Puzzels Agent Applikation løsning.

2. Angiv din status

En anden fordel ved at tage chat programmer i brug er, at man kan vise hvorvidt man er online eller ej. Ved at angive at man er online, så indikerer man overfor sine kollegaer at man er til rådighed eller, modsat, at man ikke er til stede; har travlt eller sidder i møde. Du kan således angive, hvis du for eksempelvis er til frokostpause, at du ’ikke er tilstede’ eller at du er optaget af et vigtigt opkald ’vil ikke forstyrres’.

Denne funktion er indbygget i Puzzel’s kontaktcenter model. Vi referer til dette som medarbejderens ’pause status’, hvor henvendelser derfra kun kan rettes mod dem, som har markeret sig som ’til stede’. Denne model vil få medarbejdere, som ikke er vant til at bruge intuitiv software, til finde chat-forummet effektivt og overskueligt.

3. Optimer jeres fleksibilitet

Gennem årene er udgifterne til at drive kontor steget. Derudover har fremskridt inden for cloud computing – også kendt som skyen – og ændret kundeforventninger de seneste år resulteret i øget flexiblitet. Brug af hjemmekontor giver medarbejderne større frihed til at vælge hvornår, hvor og hvor længe de vil arbejde, hvilket især gavner medarbejdere med småbørn eller andre familie-relaterede forpligtelser. Men for at kunne arbejde optimalt hjemmefra kræver det at man har et pålideligt og robust program at kommunikere med. Det er her chat programmer kommer til sin fulde ret: de hjælper medarbejdere med at være let tilgængelige for hinanden, selv når de arbejder hjemmefra.

4. Skab et stærkere sammenhold

Chat programmer som også tilbyder video-chat har vist sig at have været særligt effektive for kontaktcentre under Corona pandemien. For dem som har været nødsaget til at arbejde hjemmefra, har video-chatten hjulpet dem med at være i ansigt-til-ansigt kontakt med deres kollegaer. Derudover har den været med til at reducere følelsen at været isoleret og til at knytte stærkere bånd mellem kollegaerne [3]. Det at kunne se sine kollegaers hjem; til tider deres ægtefæller, børn eller kæledyr, kan give en bedre fornemmelse af personen, deres hobbyer og interesser og dermed bane vejen for kammeratskab.

Øjeblikkelig effektivitet ses ved at give medarbejdere mulighed for, at chatte med hinanden på en hurtig og nem måde, hvor de kan samarbejde og udveksle idéer – alt imens de samtidig kan adskille dialog fra e-mails – vil de opleve, at det er lettere at yde førsteklasses kundeservice.

Læs mere om Puzzel’s integration med Microsoft Teams her.

[1] https://www.statista.com/topics/1523/mobile-messenger-apps/

[2] https://www.statista.com/statistics/483255/number-of-mobile-messaging-users-worldwide/

[3] https://www.puzzel.com/white-papers/part-1-the-evolution-of-the-contact-centre-research-report-six-trends-that-are-transforming-the-sector/

Måske du også kan lide…