Finns det något jobbigare än att öppna inboxen måndagmorgon? Även om du älskar ditt jobb kan mängden e-postmeddelanden som har kommit in under helgen vara överväldigande. Att filtrera efter klagomål@ eller chefen@ i inkorgen är en mardröm och kan ta hela morgonen.

Även med omnikanalsupport på plats sker mer än hälften av kommunikationen med kunderna via e-post. 68 % av alla kundtjänstärenden kommer via e-postkanaler och 37 % av kunderna föredrar fortfarande e-post som sin primära kontaktmetod. Här är några lysande tips på hur du hanterar en delad kundtjänstinkorg.

1. Schemalägg när du ska kontrollera din e-post.

Att kontrollera sitt personliga e-postkonto är en viktig uppgift för alla chefer och gör din inkorg hanterbar hela dagen. Att kontrollera den delade inkorgen för ofta kan vara överväldigande och få dig att tappa bort hur du ska prioritera.

Schemalägg när du kontrollerar e-posten under dagen. Bestäm dig för att bara kontrollera din e-post direkt på morgonen, före lunch och i slutet av dagen och håll dig till det schemat. Detta gör att du slipper bli störd och du kan fokusera på andra uppgifter. Om du vill hålla dig till det här schemat och undvika frestelsen att titta på din e-post, kan du också stänga av dina ljudaviseringar och visuella meddelanden.

I vissa roller måste du regelbundet kontrollera generisk e-post, särskilt om e-post är det primära kommunikationsverktyget för ditt företag. Använd ditt omdöme och utgå från din roll i teamet och vilka förväntningar som finns på dig.

Med många e-postplattformar kan du ställa in din och teamets arbetstid så att du endast tilldelas e-post vid en viss tidpunkt under dagen. Du kan också tilldela andra avdelningschefer e-post om du känner dig överväldigad av arbetsbördan.

2. Följ tvåminutersregeln.

Implementera tvåminutersregeln från David Allens Getting Things Done. Om ett e-postmeddelande tar mindre än två minuter att besvara, åtgärda det då omedelbart. Om meddelandet tar mindre än två minuter att åtgärda påverkar det inte din allmänna produktivitet. Om du sparar snabba e-postmeddelanden för att läsa om och åtgärda senare blir du mindre effektiv.

När du läser e-post från inkorgen för din chef@ eller klagomål@ slösar du bort tid. För e-postmeddelanden som mer än två minuter att läsa eller svara på, kan du schemalägga en tid för att åtgärda dem senare.

Spara ännu mer tid genom att skapa automatiska åtgärder. Genom att automatisera och kategorisera inkommande meddelanden kan du drastiskt minska antalet ”tvåminutersmeddelanden” i din dagliga arbetsbelastning.

3. Arkivera.

En ren inkorg gör ett kundtjänstteam mer organiserat och gör att medarbetarna kan fokusera utan att stressa. En generisk inkorg utan e-post låter för bra för att vara sann, men om du inte har rätt processer för att organisera den låter detta helt orealistiskt.

Upprätt ett arkiveringssystem som hjälper dig att hantera delade generiska e-postmeddelanden. Använd allmänna kategorier som ”Väntar”, ”Referens” och ”Arkiv”. Skapa en mapp som fungerar som en informell att-göra-lista för dagen med tidskänsliga och högprioriterade uppgifter.

I många e-postplattformar är filerna mer anpassningsbara och går mycket längre än Outlook och Google. Dela in frågorna i kategorier, gör mallar för automatisering eller lägg till taggar för att slippa all stress manuell sortering innebär. Svartlista adresser eller töm din inkorg från oönskad skräppost med smarta filter som gör ditt liv enklare.

4. Skapa regler.

Med e-postprogram som Outlook och Gmail kan du skapa regler som sorterar in e-post i en viss mapp direkt när den kommer till inkorgen.

Du kan exempelvis få flera e-postmeddelanden per dag som informerar dig om försäljning som ditt företag har gjort. Du vill ha dessa meddelanden men önskar inte att de skapar oreda i din inkorg. Ställ in en regel i ditt e-postprogram som flyttar inkommande e-postmeddelanden där det står ”Meddelande om försäljning” i ämnesraden till mappen ”Försäljningar”. På så sätt sorteras dessa viktiga e-postmeddelanden automatiskt så att du samlar alla försäljningsmeddelanden i en mapp.

Att erkänna att dina affärsprocesser behöver förnyas är det första steget mot bättre processer. Gmail och Outlook är bra för personliga e-postmeddelanden, men om du lägger till generiska e-postadresser (t.ex. förfrågningar@ eller försäljning@) kan det leda till oändlig förvirring.

Om du hanterar en stor mängd generiska e-postmeddelanden är ett e-posthanteringsprogram den bästa lösningen. Lösningar som vårt ärendehanteringssystem Ticketing tillhandahåller verktyg för att distribuera och tilldela e-post, skapa automatiseringar och göra din inkorg hanterbar.